Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Assistent Bysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og detaljeorienteret Assistent Bysekretær til at støtte vores bysekretariat i daglige administrative opgaver. Denne rolle indebærer en bred vifte af ansvarsområder, herunder dokumenthåndtering, mødeplanlægning, kommunikation med borgere og interne afdelinger samt generel kontoradministration. Som Assistent Bysekretær vil du spille en vigtig rolle i at sikre, at kommunens administrative processer kører gnidningsfrit og effektivt.
Dine primære opgaver vil inkludere at forberede og organisere møder, tage referater, håndtere indgående og udgående korrespondance samt sikre, at alle dokumenter og filer er korrekt arkiveret. Du vil også være ansvarlig for at koordinere med forskellige afdelinger og eksterne interessenter for at sikre, at alle administrative opgaver bliver udført rettidigt og præcist.
For at lykkes i denne rolle skal du have stærke organisatoriske evner, være i stand til at arbejde selvstændigt og have en proaktiv tilgang til problemløsning. Du skal også have fremragende kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt, da du vil være i kontakt med både interne og eksterne parter. Erfaring med kontoradministration og kendskab til kommunale procedurer vil være en fordel.
Vi tilbyder en dynamisk arbejdsplads, hvor du vil få mulighed for at udvikle dine færdigheder og bidrage til kommunens daglige drift. Hvis du har en passion for offentlig administration og ønsker at arbejde i en rolle, hvor du kan gøre en forskel, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere og organisere kommunale dokumenter og filer
- Planlægge og koordinere møder samt tage referater
- Håndtere indgående og udgående korrespondance
- Kommunikere med borgere og interne afdelinger
- Sikre overholdelse af kommunale procedurer og retningslinjer
- Støtte bysekretariatet i daglige administrative opgaver
- Koordinere med eksterne interessenter og myndigheder
- Forberede rapporter og præsentationer efter behov
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne i en kommunal kontekst
- Stærke organisatoriske og tidsstyringsevner
- Gode kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Kendskab til Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-systemer
- Detaljeorienteret og struktureret tilgang til arbejdet
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Forståelse for kommunale procedurer og lovgivning er en fordel
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Kan du beskrive din erfaring med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du flere opgaver med stramme deadlines?
- Har du erfaring med kommunikation med borgere og offentlige myndigheder?
- Kan du give et eksempel på en situation, hvor du har løst et administrativt problem?
- Hvilke IT-systemer og softwareprogrammer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du, at dokumenter og filer er korrekt organiseret?
- Hvad motiverer dig til at arbejde i en kommunal administration?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i dit arbejde?
